Viestintäsuunnitelma
Johdanto
Tämän viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Pengwin Media -projektiryhmän käyttämät viestintämenetelmät ja -kanavat WIMMA Labissa 2021. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
Projektin osapuolet
Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
Projektiryhmän jäsenet
- Eliel Taskinen
- Annukka Rajala
- Sari Kumpulainen
- Tatu Seppänen
- Janna Niemi
- Roope Huttunen
Projektin ohjaajat
- Marko "Narsu" Rintamäki
- Paavo Nelimarkka
- Kari Pitkäniemi
- Heli Vepsäläinen
- Teemu Kontio
Toimeksiantajien edustajat
- Paavo Nelimarkka
- IoTitude
- Overflow
- Mysticons
Ulkopuoliset henkilöt
- Jyväskylän ammattikorkeakoulu
Yleiset viestintäkanavat
Viestintäkanavat voidaan jaotella sisäisiin ja ulkoisiin viestintäkanaviin:
Sisäiset viestintäkanavat
- Discord
- Teams
- Sähköposti
Ulkoiset viestintäkanavat
Kirjallinen viestintä
Ryhmä hyödyntää OPF-kehikon valmiiksi luotuja dokumenttipohjia, vaikkakin vain muutamat niistä soveltuvat mediapainotteisen tiimin tarpeisiin. Jos tarvittavaa dokumenttipohjaa ei löydy OPF-kehikosta, ryhmä luo sellaisen itse. Dokumentaatiota säilytetään ryhmän repositoriossa.
Pengwin Media kirjoittaa viikoittaisen tilannekatsauksen omaan repositorioonsa, josta se on kaikkien luettavissa. Tiiminvetäjä kirjoittaa sprinttisuunnitelman ja sprinttiraportin, jotka jaetaan WIMMA Labin core-repositorion kautta opiskelijaohjaaja Kari Pitkäniemelle sekä muille tiimeille. Tiimi jakaa sekalaisia dokumentteja ja tiedostoja WIMMA Labin OneDrive-kansiossa.
Tiimin sisäinen viestintä
Tiimin sisäisen viestinnän tavoitteena on välittää projektiin liittyvää informaatiota kaikille ryhmän jäsenille ja näin tukea ryhmän yhteistyötä sekä edesauttaa ryhmän identiteetin muodostumista. Sisäinen viestintä toimii kaiken ulkoisen viestinnän perustana, sillä ryhmä sopii keskenään viestinnästä sidosryhmien kanssa. Viestinnän merkitys on korostunut entisestään, sillä WIMMA Lab toteutetaan virtuaalisesti eikä ryhmä pääsääntöisesti kokoonnu yhteisiin tiloihin.
Pengwin Median sisäinen viesitintä tapahtuu pääosin Discord-sovelluksen välityksellä. Siellä ryhmällä on oma kanava, jossa voidaan jakaa tietoa ja keskustella asioista. Ryhmä hyödyntää Discordin puhekanavaa, jonka kautta voidaan myös jakaa näyttöä. Ryhmä järjestää päivittäin Daily Scrumin, jossa käydään läpi ryhmän tilanne. Jokaisen sprintin aluksi ryhmä kokoontuu miettimään tulevan sprintin tehtäviä ja suunnittelemaan viikon aikataulua. Jokainen ryhmän jäsen merkkaa GitLabin tauluun mitä taskia tekee. Tällöin ryhmä on tietoinen toisten jäsenten tekemisistä.
Viestintä WIMMA Labissa
WIMMA Labin sisäinen viestintä tapahtuu Teams- ja Discord-kanavilla. Ryhmän vetäjät ja opiskelijaohjaaja osallistuvat Discordissa päivittäin Daily Scrumiin, joissa käydään läpi ryhmien tilanne, keskustellaan tulevista tapahtumista ja jaetaan tietoa eteenpäin.
Jokaisen sprintin päätteeksi on koko WIMMA Labin yhteinen retrospective. Siinä käydään läpi menneen sprintin onnistumista, vaikeuksia ja kehitysideoita. Siinä myös sovitaan, miten ongelmakohtiin puututaan ja kuka alkaa ongelmaa ratkaisemaan. On myös hyvä sopia erikseen, milloin tilannetta tarkastellaan uudelleen. WIMMA Labin Discord-kanavalla on myös ryhmiä epäviralliseen viestintään. Discordissa ryhmänvetäjille on oma kanava, jossa he voivat keskustella tehtävistä ja muista asioista. Tällöin tieto välittyy selkeämmin jokaiselle ryhmälle.
WIMMA Labin ohjaajat auttavat tarpeen mukaan ryhmiä. Ohjaajiin ollaan yhteydessä Discord- ja Teams-kanavien välityksellä. Ohjaajat ovat mahdollisuuksien mukaan läsnä ohjaajien äänikanavalla, johon kuka tahansa WIMMA Labilainen voi hypätä nopeita kysymyksiä varten.
Viestintä tukiryhmien kanssa
Projektin tukiryhmät voidaan jaotella projektin sisäisiin ja ulkoisiin ryhmiin. Sisäisiä tukiryhmiä ovat toiset WIMMA Labin virtuaaliset yritykset. Ryhmä voi pyytää konsultaatiota toisilta virtuaaliyrityksiltä ja toiset ryhmät voivat pyytää konsultaatiota Pengwin Medialta. WIMMA Labin ohjaajat ovat myös ryhmän tukena ongelmatilanteissa.
WIMMA Labissa vierailee luennoitsijoita IT-alan yrityksistä, ja he kertovat WIMMA Labin ryhmälle ennalta määritellyistä asioista. Viestintä edellä mainittujen yritysten kanssa tapahtuu pääosin Teams-kanavan ja sähköpostin välityksellä. Opiskelijaohjaaja ottaa yhteyttä eri yrityksiin ja pyytää heitä vierailemaan.
Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa
Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa mm. erilaiset kokoukset ja tapaamiset sekä viestintä eri kanavilla. Toimeksiantajaan ollaan pääsääntöisesti yhteydessä Teams- ja Discord-kanavien välityksellä. Ryhmän kohdatessa ongelmia tai epäselviä asioita toimeksiannon suhteen, voidaan koota kysymykset ennalta sovittuun paikkaan. Toimeksiantajan tapaamisen yhteydessä nämä kysymykset voidaan sitten esittää toimeksiantajalle.
Viestintä ulkopuolisten kanssa
Yksi ryhmän tehtävistä on WIMMA Lab -brändin uudistaminen ja siihen liittyvä viestintä eri sosiaalisen median alustoilla. Ryhmä laatii erillisen suunnitelman sosiaalisen median päivittämistä varten. Sosiaalisessa mediassa voidaan tiedottaa mitä eri virtuaaliyritykset tekevät sekä kerrotaan tulevista tapahtumista. Ulkopuolisia tahoja ovat mm. JAMKO ja JAMK.
WIMMA Lab järjestää avoimien ovien päivän, jonne halukkaat ulkopuoliset pääsevät osallistumaan. Tapahtumasta tiedotetaan sosiaalisen median kanavien välityksellä. Tämän tarkoituksena on lisätä potentiaalisesti kiinnostuneiden henkilöiden tietoisuutta WIMMA Labista ja sen toiminnasta.
Pengwin media on vastuussa grafiikasta ja käyttöliittymien suunnittelusta. Jokaisen virtuaaliyrityksen omat esittelysivut tarjoavat tietoa sen toiminnasta ja toimeksiannosta. Pengwin median tehtävänä on tarjota uusi yhteinäinen ulkoasu näille esittelysivuille. Sisällön tuottaminen on jokaisen ryhmän omalla vastuulla. Verkkosivujen kautta ulkopuoliset saavat tietoa virtuaaliyrityksistä ja niiden toiminnasta.
Viestinnän seuranta ja arviointi
Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.